Тренд по переходу на электронный документооборот – это общее явление, отметил Дмитрий Васильевич, но именно ярославский проект, предложенный к рассмотрению профессионалам, собрал максимальное число голосов жюри. В чём же его особенность?
– Наш проект перехода органов власти на электронный документооборот отличается от аналогичных объёмом его внедрения сразу в двух измерениях – по количеству функций и по широте охвата, – пояснил директор департамента Дмитрий Пономаренко.
Чтобы оценить настоящий масштаб этого проекта, надо отталкиваться от той аксиомы, что работа чиновника любого уровня связана с документами – входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями, распоряжениями, постановлениями, указами, согласованиями. Ещё несколько лет назад к бумаге «приделывали ноги», относили в приёмную, оттуда документ попадал на стол к начальнику, тот отсылал его к заместителю с резолюцией «разобраться», затем завизированная в одной инстанции бумага продолжала свой неторопливый путь по другим чиновничьим столам. Например, процесс согласования мог затянуться – страшно сказать! – до трёх месяцев. В феврале этого года, когда была внедрена функция согласования проектов нормативно-правовых актов, этот процесс ускорился до 29 дней, а в апреле процедура занимала всего 12 дней.
Сегодня переход всех органов государственной власти Ярославской области на электронный документооборот практически завершён. Преимущества этого нововведения трудно переоценить. Обмен служебной корреспонденцией многократно ускорился – раз; процесс стал прозрачным: понятно где, у кого и в какой стадии исполнения находится каждое конкретное поручение – два; положить «под сукно», потерять, «забыть» о каком-то документе отныне просто нельзя, так как система сама напоминает о сроках исполнения поручения – три.
– Проект был очень сложным, инновационным, но сейчас он уже возымел должный эффект, – рассказывает о работе своего департамента его директор.
По оценке Дмитрия Пономаренко, сегодня в системе электронного документооборота работают все госслужащие, а это 1500 рабочих мест. Ключевой экономический эффект внедрения системы электронного правительства – это экономия затрат рабочего времени. В настоящее время в системе находится более 360 тысяч документов. А теперь представьте, шутит Дмитрий Васильевич, что к каждому документу нужно было бы приделать «ноги»! А, кроме шуток, если подсчитать эффект от внедрения в рублях, то получится внушительная сумма – 5 миллионов рублей в год.
Крайне важно, что расширяется и периметр границ действия системы – на сегодняшний день в каждом муниципальном районе области оборудовано одно рабочее место, позволяющее доносить резолюции из области в район за считанные минуты. Также создана рабочая группа по внедрению системы электронного документооборота в Даниловском муниципальном районе. Модель создана, сейчас находится в стадии тестовой эксплуатации. По окончании внедрения системы в Даниловском МР будет оборудовано порядка ста рабочих мест. В дальнейшем внедрение систем электронного документооборота будет распространено на все остальные муниципальные районы области.
Лариса ДРАЧ.